1. Wie wij zijn
Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website binnenkomen is Elara, gevestigd in België.
Rechtsvorm, adres, ondernemingsnummer en e-mailadres voor privacyvragen: volgen voor publicatie
Wij volgen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Belgische wet van 30 juli 2018 over de bescherming van persoonsgegevens.
2. Welke gegevens wij verwerken
- Uw aanvraag: naam, bedrijf, zakelijk e-mailadres en de omschrijving van uw proces, zoals u ze in het formulier invult.
- Correspondentie: mails, gesprekken en notities rond een kennismaking, AI Audit of offerte.
- Klantgegevens: naam, functie en contactgegevens van contactpersonen, en de facturatiegegevens van de onderneming.
- Technische gegevens: IP-adres, browser en tijdstip in de serverlogs van onze hostingprovider.
Wij vragen geen gezondheidsgegevens of andere bijzondere gegevens op. Vermeld die ook niet in het formulier.
3. Waarom, en op welke grond
| Doel | Rechtsgrond (art. 6 AVG) |
|---|---|
| Uw aanvraag beantwoorden, een gesprek plannen, een offerte maken | Stappen vóór een overeenkomst, op uw verzoek (6.1.b), en ons gerechtvaardigd belang (6.1.f) |
| Een opdracht uitvoeren, ondersteunen en factureren | Uitvoering van de overeenkomst (6.1.b) |
| Boekhouding en fiscale plichten | Wettelijke verplichting (6.1.c) |
| De website veilig laten werken | Gerechtvaardigd belang (6.1.f) |
| Bestaande klanten informeren over gelijkaardige diensten | Gerechtvaardigd belang (6.1.f); uitschrijven kan altijd |
Wij nemen over u geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen, en wij verkopen geen persoonsgegevens.
4. Hoe lang wij ze bewaren
- Een aanvraag zonder samenwerking: tot 24 maanden na het laatste contact.
- Klantgegevens: zolang de samenwerking loopt, en daarna zolang nodig om een geschil af te handelen.
- Facturen en boekhoudstukken: 10 jaar, zoals de Belgische wet voorschrijft.
- Serverlogs: enkel zolang de hostingprovider ze voor beveiliging bijhoudt.
5. Wie uw gegevens ziet
Alleen de mensen van Elara die ze nodig hebben. Daarnaast werken wij met verwerkers voor hosting, AI-verwerking (Anthropic), e-mail, de verzending van formulieren en de boekhouding. Met elk van hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst; de namen geven wij op vraag. Aan overheden geven wij enkel gegevens door als de wet ons daartoe verplicht.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Voor de AI-verwerking in onze oplossingen gebruiken wij de API van Anthropic (Claude), een aanbieder in de Verenigde Staten. Gegevens die door die modules gaan, kunnen daardoor buiten de EER worden verwerkt. Dat gebeurt enkel op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen van de Commissie. Anthropic gebruikt die gegevens niet om zijn modellen te trainen.
7. Cookies
Deze website plaatst geen analytische, reclame- of trackingcookies, en laadt zijn lettertypes van onze eigen server. Voegen wij later statistieken toe, dan passen wij deze paragraaf aan en vragen wij eerst uw toestemming.
8. Beveiliging
Wij gebruiken versleutelde verbindingen (HTTPS), toegang per rol, tweestapsverificatie op onze accounts en logging van wie systemen raadpleegt.
9. Data van klanten in onze oplossingen
Verwerken wij voor een klant mails, orders, documenten of planningen, dan is de klant verwerkingsverantwoordelijke en Elara verwerker. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst met die klant, niet deze verklaring. Wij gebruiken klantdata nooit om AI-modellen van derden te trainen.
10. Uw rechten
U kunt uw gegevens inzien, laten verbeteren of wissen, de verwerking laten beperken, uw gegevens meenemen, en bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Stuur uw verzoek naar het privacyadres hierboven. Wij antwoorden binnen één maand en kunnen vragen wie u bent.
11. Klachten
Bent u niet tevreden, neem dan eerst contact met ons op. U kunt ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan toont de laatste versie. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen wij bestaande klanten rechtstreeks.